Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец || Акт передачи трудовых книжек — образец бланк скачать

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника. В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

  1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
  2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
  3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Любое перемещение трудовых книжек в рамках одного предприятия должно фиксироваться документально. Это необходимо в целях реализации контрольной функции управленческого аппарата, а также для того, чтобы ответственное лицо могло в любой момент обеспечить нужную информацию о месте нахождения документов.

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

  • на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
  • компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
  • происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Правила составления акта

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

  1. В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
  2. После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Сведения о пересчете оформляются дополнительной таблицей в акте, после чего указанная процедура фиксируется в соответствующем журнале.

Четкое следование правилам позволит избежать неприятных ситуаций, когда какой-либо документ оказывается испорченным или утерянным.

Основной задачей данного формирования является проверка фактического наличия всех трудовых книжек, которые числятся документально. Комиссия составляет особый акт приема-передачи от одного ответственного субъекта другому.

Законодательство не предусматривает единого установленного бланка для акта приема-передачи трудовых книжек. Это обуславливает право управленцев выбирать один из следующих вариантов:

  • каждый раз при появлении соответствующей необходимости формировать новый документ в вольном формате;
  • составить общий для конкретной компании шаблон бумаги, учитывая все общие требования ТК РФ к стандартному оформлению официальных документов, а также специфику деятельности предприятия. Однако в указанной ситуации шаблон акта должен быть официально закреплен локальным нормативом на уровне компании.

В любом случае, документ должен содержать следующую информацию:

  • общие сведения о предприятии;
  • данные о составе комиссии, которая принимает участие в процедуре перемещения бумаг;
  • информацию о трудовых книжках, а также о вкладышах в них. Настоятельно рекомендуется оформлять приведенные сведения в виде таблицы.

Так, бланк акта приема-передачи может содержать один и более листов, в зависимости от количества трудовых книжек на предприятии. Все листы акта необходимо связать крепкой нитью, после чего край загнуть и поверх приклеить бумагу, где будет отмечено количество листов, дата составления документа, а также подписи ответственных лиц за проведение процедуры.

В ходе оформления акта не допускается наличие ошибок и исправлений, так как внесение неправдивых или ошибочных данных в рассматриваемый документ может повлечь за собой привлечение к ответственности уполномоченных субъектов. В условиях, когда ошибка все же была допущена, ее необходимо грамотно откорректировать.

Данный документ может явиться весомым доказательством в ходе судебного разбирательства, если возникнут соответствующие обстоятельства.

Акт приема-передачи трудовых книжек правомерно оформлять на чистом белом листе формата А4, либо, что более уместно, на фирменном бланке организации. При этом нет разницы между оформлением акта в письменном виде от руки и в оформлении документа посредством компьютера.

Основным требованием к рассматриваемому акту является наличие реальных подписей всех членов комиссии, а также ответственных субъектов, которые участвовали в процедуре оформления документа.

При этом проставлять штамп на бумаге не является обязательным атрибутом, так как, начиная с 2016 года, компании и ИП вправе не применять в своей производственной деятельности печати.

Узнайте к чему:  Заявление в следственный комитет о мошенничестве

Акт должен оформляться в одном экземпляре, который по факту завершения составления передается в архив компании для последующего сохранения. Также, исходя из ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле», подобные документы должны храниться в архиве компании на протяжении 75 лет.

Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

  1. Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
  2. Дата и место составления акта.
  3. Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
  4. ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
  5. ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
  6. Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
  7. Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:

  1. Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
  2. Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Узнайте к чему:  Аванс работнику вышедшему из отпуска

Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и представляет собой официальное подтверждение тому, что заинтересованные стороны не имеют претензий друг к другу.

Для составления документа образуется комиссия, которая определяет и рассматривает приказ начальства организации. При составлении, обязательно учитываются причины, по которым передаются и принимаются трудовые книжки.

В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

  1. Полное название документа.
  2. Число, месяц и год приема-передачи.
  3. Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
  4. В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.

Количество копий должно быть соответствующим, чтобы каждая из сторон имела ее. Акт заверяется подписями членов собранной комиссии, председателем и принимающей-передающей стороны. Действительность документа подтверждается печатью организации.

Акт приема-передачи трудовых книжек также должен передаваться в отдел кадров, а другая копия подшивается в дело.

Создание комиссии

Когда работодатель представляет собой крупную компанию и численность передаваемых трудовых книжек достаточно большая, то в этих целях формируется специальная комиссия.

В комиссию входят сотрудники разных подразделений компании-работодателя в составе не менее 2 человек. Указанная комиссия назначается через издание отдельного приказа от имени руководителя компании.

Комиссия по передаче трудовых книжек имеет следующие функции:

  1. Она проверяет сохранность всех трудовых книжек.
  2. Удостоверяется в том, что все трудовые книжки из акта есть в наличии.
  3. Проверяет соответствие записей в акте действительности.
  4. Заверяет факт передачи трудовых от одного лица к другому.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Шапка документа должна оформляться следующим образом:

  1. В первую очередь необходимо обозначить полное наименование организации, а также прописать название документа.
  2. После этого фиксируется фактическая дата формирования бумаги и город, где был зарегистрирован документ.
  3. Ниже обозначается основная информация о нанимателе, фиксируется его ФИО, должность, а также дата утверждения.
  4. Затем отражается та же информация о работнике, который передает дела, и о лице, который их принимает. Указывать следует ФИО субъектов, а также их должности.
№ п/п ФИО владельца Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша Примечания
1 2 3 4
1 Колодяжная Валентина Борисовна Трудовая книжка серия АВ № 25656854 Вкладыш в трудовую книжку: серия АВ № 2525301 Книжка находится в удовлетворительном состоянии

Также документ содержит вторую таблицу, отражающую сведения о вкладышах и чистых бланках, состоящих на учете в компании. Во второй таблице прописываются серии и номера книжек по тому же принципу, что и в рассмотренном варианте.

В конце документа его должны подписать все участники процедуры и ответственные лица. При этом каждая подпись должна быть расшифрована.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой необходимый документ для реализации контроля над сохранностью указанных бумаг. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии в кадровом подразделении образца акта приема-передачи книжек с целью ускорения данного процесса.

Источник: https://fileddl.info/peredachi-trudovykh-knizhek-obrazets-blank-skachat/

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;
  • приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

  • юрист;
  • начальник кадровой службы;
  • один из заместителей директора предприятия;
  • кадровый работник, передающий дела;
  • кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

  и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек представлен на нашем сайте:

Бланк можно скачать здесь:

Бланк акта

Кто подписывает?

После внесения всех данных о передаваемых документах, акт должен быть подписан всеми членами комиссии, которые присутствовали при инвентаризации кадровой документации, таким образом, подтвердив, что все описанные в акте документы имеются в наличии.

И что с момента подписания акта они переданы другому работнику, уполномоченному приказом по предприятию на ведение работы с трудовыми книжками и несение ответственности за их сохранность.

Должен ли визировать работник?

Акт приема-передачи подписывается и двумя кадровыми работниками, один из которых передает трудовые книжки, а другой принимает.

Но в отличие от членов комиссии, подписи кадровые работники ставят в графе: передал и принял, таким образом, подтверждая снятые и принятые на себя полномочия.

Работники, чьи трудовые книжки передаются внутри организации, не подписывают настоящий документ.

Оформить акт приема-передачи книжек о труде и вкладышей к ним совсем не сложно, тем более с подробной инструкцией и образцом оговоренного документа, ведь только письменная фиксация передачи дел поможет избежать дальнейших сложностей и ответственности за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/akt-peredachi-trudovyh-knizhek/

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк — Юридический помощник

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

К примеру, кадровый работник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, принял решение уволиться, о чем сообщил работодателю в соответствующем заявлении. Работодателю в этом случае надлежит назначить лицо, временно исполняющее обязанности увольняемого кадрового работника и организовывать передачу дел.

Акты по трудовой книжке

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт передачи трудовых книжек образец

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт приема-передачи кадровых документов

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

Читать еще —>  Где получить финансово лицевой счет на квартиру

Источник: https://firstjurist.ru/pereplaniroa/akt-peredachi-trudovyh-knizhek

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец, бланк и порядок заполнения

В статье подробно описывается порядок составления и форма такого документа, обстоятельства, предполагающие необходимость его оформления. Особое внимание уделяется работе комиссии и обязанностям уполномоченных лиц предприятия по соблюдению процедуры приема-передачи трудовых книжек и их хранению в организации в течение установленного срока.

Одним из самых важных кадровых документов является трудовая книжка. Так как это бланк строгой отчетности, контроль над его заполнением и сохранностью чрезвычайно высок. Для осуществления указанной деятельности руководитель назначает отдельного сотрудника.

В случае, если работник, которому вменена в обязанность данная кадровая задача, не может выполнять свои обязанности (при увольнении или по болезни), то возникает необходимость издания акта приема-передачи указанных кадровых документов новому сотруднику.

Как составить документ

Для наделения нового работника полномочиями, на предприятии составляется акт. Создание этого документа позволяет законно передать дела новому работнику, дополнительно оценивая качество работы предыдущего кадровика.

Акт готовит специальная комиссия, состоящая из сотрудников нужной квалификации. Состав – не менее двух человек.

Для утверждения комиссии выпускается соответствующих приказ, который визируется руководителем лично.

В приказе фиксируется следующая информация:

  • правила формирования комиссии, ее численный и персональный состав;
  • правила сбора информации, отражение результатов работы комиссии.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

Так как акт приема-передачи не имеет унифицированной формы, организации имеют право разработать ее на свое усмотрение. Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Документ предпочтительно оформлять на бланке организации.

Требования акта едины для организаций всех форм собственности. Обязательно включение следующей информации:

  • реквизиты организации;
  • дата и место создания акта;
  • Ф.И.О. и должности лиц, которые участвуют в процессе приема-передачи;
  • перечень участников комиссии;
  • информация о результатах проверки.

Если информации много – возможно составление нескольких страниц. Все листы прошиваются суровой нитью. С обратной стороны на крепеже ставится печать организации и подпись уполномоченного лица, а также указывается текущая дата и число листов.

Для придания юридической силы документу важно, чтобы каждый член комиссии оставил на нем свою подпись. По завершении работы комиссии, готовый акт отправляется в архив организации до востребования.

Образец грамотного составления акта

Вся информация о трудовых книжках, как правило, собирается в таблице.

В графах указывается:

  1. Ф.И.О. владельца.
  2. Серия и номер документа.
  3. Наличие вкладышей.
  4. Примечания.

В шапке прописываются:

  1. Реквизиты организации.
  2. Дата создания.
  3. Порядковый номер.
  4. Утверждающая виза директора.

Ниже таблицы указывается общее число внесенных в нее документов.

Если дополнительно передаются пустые бланки, то составляется вторая таблица с их перечнем и описанием.

Акт завершается подтверждающими подписями членов комиссии. Рядом прописывается должность сотрудника и расшифровка подписи.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек
  • Бланк акта приема-передачи трудовых книжек

Обязанности и ответственность уполномоченного лица

Так как в трудовых книжках содержится информация о стаже работника, – контроль над их заполнением повышен. Согласно нормам действующего Законодательства полную ответственность за них несет работодатель.

Для грамотного учета работодатель может поручить дела отдельному сотруднику, обладающему нужной квалификацией.

Фиксируются его обязанности в должностной инструкции. Для наделения этого работника полномочиями издается приказ.

Документ составляется на бланке организации и содержит следующую информацию:

  • цель создания;
  • должность сотрудника, наделяемого полномочиями;
  • должность работника, который будет выполнять обязанности ответственного лица при его отсутствии.

Приказ возлагает на лицо перечень обязанностей:

  • грамотно вести трудовые книжки (принятие на работу, увольнение, дисциплинарные взыскания, награды, исправление ошибок);
  • осуществлять учет в расходно-приходной книге учета бланков и в книге учета;
  • нести ответственность за сохранность книжек.

Работа с кадрами накладывает определенную ответственность. Работодатель вправе назначить дисциплинарное взыскание в случае допущения ошибок. Такая ситуация оформляется приказом. В зависимости от степени допущенной оплошности применяются следующие наказания:

  • устное замечание;
  • выговор с занесением в личное дело;
  • увольнение;
  • компенсация материального ущерба.

Работник имеет право обжаловать дисциплинарное взыскание, если имеет основания не согласиться с ним. Разрешением споров по обжалованию занимается трудовая инспекция или суд.

В некоторых случаях, при несоблюдении должностной инструкции, сотрудник может столкнуться с  материальной ответственностью:

  • при несвоевременном предоставлении книжки работнику (если это послужило препятствием при устройстве на новую работу, в связи с чем сотрудник получил финансовые потери);
  • при некорректном заполнении причины увольнения, которая помешала сотруднику устроиться на новую работу – в этом случае уволенный работник имеет право потребовать возмещения морального вреда в судебном порядке.

В особо редких случаях может наступить уголовная ответственность:

  • если работодатель нарушил права сотрудника, предоставив ему заведомо ложную информацию — в этом случае суд обяжет организацию выплатить штраф, либо лишит должностное лицо полномочий на срок от двух до пяти лет;
  • внесение в документы недостоверных данных влечет за собой ответственность в виде штрафа, назначения исправительных работ или лишения свободы;
  • порча документов, кража с корыстной целью – штрафные санкции, либо исправительные работы.

Вопросы достоверности информации в трудовой книжке и контроля ведения указанных кадровых документов рассмотрены в нижеследующем информационном видео.

Как видно, для осуществления функций по ведению трудовых книжек от сотрудника требуется предельная внимательность. Поэтому постоянное повышение квалификации в своей сфере тщательный инструктаж назначенного лица позволят предотвратить возникновение спорных ситуаций между работниками организации и руководством.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-obrazec-blank-i-poryadok-zapolneniya/

Источник: http://solboard.ru/akt-priema-peredachi-trudovyx-knizhek-obrazec-blank.html

Акт приема-передачи трудовых книжек: порядок оформления и образец бланка

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

В задачи работодателя входит обеспечение должного хранения и учета трудовых книжек. Для этого назначается ответственное лицо за хранение трудовых книжек. Если такое лицо изменяется, то находящиеся в организации на хранении трудовые книжки передаются по акту приема-передачи.

Порядок учета

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Лицо, которое ответственно за хранение и учет трудовых книжек, назначается по приказу работодателя или по распоряжению уполномоченной инстанции. В качестве ответственного лица обычно выступает сотрудник кадровой службы.

Если назначенное ранее ответственное лицо изменилось, то трудовые книжки, вверенные ему, передаются на основании акта приема-передачи. Чаще всего это происходит при увольнении ответственного лица.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника.

В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

Кто составляет акт приема-передачи

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда сотрудник увольняется, трудовая книжка передается ему на руки в последний рабочий день. Но акт приема-передачи при этом не составляется.

Связано это с тем, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек, в которой обязан расписаться работник при увольнении.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Порядок передачи

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

  1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
  2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
  3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Грамотно оформленная процедура позволяет избежать утраты трудовых книжек сотрудников и избежать привлечения к административной ответственности за это.

Дневник юриста
Добавить комментарий