Опись документов бланк образец

Опись и учет передачи документов

Опись документов бланк образец

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Скачать образец описи переданных документов

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

  1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
    Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
  2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

Источник: https://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Бланк описи документов

Опись документов бланк образец

Предприниматели и организации вынуждены обмениваться огромным количеством документов, часть из которых являются крайне важными оригиналами и требуют особенного обращения.

Сторонам важно гарантировать их сохранность: в этом поможет образец описи передаваемых документов. Оформление такого акта не является обязательным, но на практике выполняет много полезных функций.

Рассказываем, как составить опись документов и предлагаем скачать бланк для дальнейшего использования.

Для чего составляется опись документов

Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.

Чем полезна опись документов отправителю:

  • подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
  • конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
  • позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).

Чем полезен акт приема-передачи получателю:

  • подтверждает, что документы получены и приняты;
  • упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
  • помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
  • становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).

Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.

Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив.

В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью.

Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.

Отправку большого объёма документов стоит сопроводить описью: так ни одна бумага не потеряется

Как правильно составить опись передачи документов

Как составлять опись? Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов.

Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  • наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;
  • стороны — отправитель и получатель;
  • дата составления;
  • список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  • подписи ответственных лиц.

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение. Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом.

Какие реквизиты документов стоит указывать:

  1. Полное наименование.
  2. Дата и регистрационный номер.
  3. Форма (оригинал или копия).
  4. Количество листов.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу. Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя.

Заверять опись печатью необязательно.

Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

Скачать образец акта приема-передачи документов сторонней организации

Документ не относится к числу обязательных, поэтому и единой унифицированной формы для него нет. Каждая организация вправе подписывать его в произвольном виде или утвердить собственный бланк.

Скачать бланк: Опись документов (пустой бланк)

Скачать образец описи передаваемых документов: Опись документов (образец заполнения)

Заключение

Опись документов не относится к числу обязательных для заполнения бумаг, но на практике помогает сторонам упорядочить документооборот, не терять важные копии и оригиналы, возвращать все переданные ранее акты в целости и сохранности. Оформляется в произвольном виде. Рекомендуется представлять данные в виде таблицы, указывать точное наименование, форму и количество страниц.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/blank-opisi-dokumentov.html

Опись документов для налоговой: образец заполнения бланка

Опись документов бланк образец

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись.

Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов.

О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

Опись документов для налоговой: образец

Целесообразность составления описи

Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Опись содержит информацию о наименовании документов, их количестве и дате предоставления. Она систематизирует хранение поступающих бумаг и является главным справочным пособием по поиску.

Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

  • налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
  • административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Бланк для заполнения

Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет.

Стандартизированного бланка для составления описи не разработано: реестр разрешено заполнять на обычном листе А4. В правом верхнем углу вносятся данные о получателе — начальнике ИФНС, а в основной части документа перечисляются наименования документов.

Скачать бланк для заполнения

Рядом с каждым документом следует обозначить:

  • количество листов и экземпляров;
  • копия или оригинал;
  • наличие печати.

Завершает опись подпись налогоплательщика

Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

Скачать заполненный образец по имущественному вычету

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

Скачать бланк формы

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

  • тип отправления: ценное письмо;
  • имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
  • полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
  • подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
  • печать почтового отделения.

Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

 Описание
Шаг 1 Конверт принимается в открытом виде.
Шаг 2 Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи.
Шаг 3 Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк.
Шаг 4 Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Средняя стоимость отправки ценных писем равняется 20 рублям за 10 г документации.

— Правильная почтовая опись

Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 110-68-15 (Москва)
+7 (812) 317-72-80 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Источник: https://nalog-expert.com/obraztsy-dokumentov/opis-dokumentov-dlya-nalogovoj-obrazets.html

Опись документов: образец и бланк описи скачать в word

Опись документов бланк образец

Опись документов – это список бумаг, подтверждающий их виды и количество. В статье – бланк и образец списка бумаг для различных ситуаций, в том числе по типовой форме, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Без проблем отчитываться по налогам и взносам помогут следующие справочники (их можно скачать):

Опись документов это их список, составленный на бумаге или в виде файла, который нужен, чтобы подтвердить виды и количество документов, например, при их передаче другому лицу или при отправлении почтой.

Такой список составляют в разных жизненных ситуациях, начиная от систематизации домашней библиотеки и заканчивая передачей ценных бумаг в музей. Опись документов это подтверждение информации о том, какие бумаги имеются в наличии и в каком количестве.

Такой список позволяет быстро сориентироваться в большом объеме документов, а также подтвердить существование бумаг, когда их уже нет у владельца по тем или иным причинам.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Другие справочники по документообороту

Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе:

Когда нужна опись документов

В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:

  • при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
  • при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
  • при архивировании и уничтожении офисных бумаг.

В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.

  1. Типовой, законодательно утвержденный бланк описи документов.
  2. Произвольный бланк, разработанный фирмой или ИП самостоятельно.

На практике бланк описи документов бухгалтер заполняет в различных, иногда неожиданных ситуациях. Вот некоторые из них.

  1. Подача отчетности в контролирующие структуры:
  • в налоговую инспекцию (например, декларация по форме 3-НДФЛ);
  • в Росстат (бухгалтерские отчеты);
  • в Пенсионный фонд при подаче различных заявлений по сотрудникам;
  • в фонд соцстраха для оформления сотрудникам пособий в рамках пилотного проекта.
  1. Предоставление документов при проверках по запросам контролирующих органов.
  2. Архивирование бумаг, подлежащих хранению:
  • деловых;
  • кадровых;
  • отчетности и т.д.
  1. Смена главбуха. В данной ситуации опись документов это один из основных моментов при передаче дел.
  2. Передача бумаг и копий контрагентам по их запросам.

Типовой бланк описи документов

Типовой бланк описи документов, как правило, используется в следующих случаях.

  1. При сдаче бухгалтерской отчетности.
  2. При подаче заявлений в ПФР.
  3. При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
  4. При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.

В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства. А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель. Это касается, в том числе:

  • передачи дел при смене главбуха,
  • направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Опись передаваемых документов при сдаче отчетности

Самая стандартизированная опись передаваемых документов применяется при направлении по почте в налоговую инспекцию декларации по форме 3-НДФЛ. Ее основная задача – подтвердить:

  1. Количество переданных бумаг.
  2. Их состав.
  3. Дату сдачи отчета. Это важно, так как при просрочке с декларацией по НДФЛ возможны финансовые санкции.

Список почтовых вложений при сдаче декларации 3-НДФЛ составляют в двух экземплярах:

  • первый – передают в инспекцию вместе в декларацией и подтверждающими бумагами;
  • второй – оставляют себе, проставив на нем в канцелярии налоговой штамп о приеме.

Опись передаваемых документов при сдаче декларации 3-НДФЛ должна содержать следующие обязательные реквизиты.

  1. Категория почтового отправления.
  2. Идентификатор почтового отправления.
  3. Список вложений с указанием:
  • порядкового номера;
  • наименования бланка;
  • количества бумаг по каждому наименованию;
  • объявленной ценности по каждому наименованию.
  1. Общее количество бумаг и их итоговая ценность.

Применяемую при сдаче формы 3-НДФЛ опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Однако чаще для направления отчетности по почте в налоговую применяют нестандартизированный бланк описи документов. Налоговый кодекс устанавливает обязательность такого списка, но не определяет его типовую форму. Основное требование – заверить составленный список подписями главбуха и руководителя.

Применяемую при сдаче в налоговую отчетов по почте опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Аналогично оформляется список бумаг при оправлении почтой бухгалтерских отчетов. Применяемую в таких случаях опись передаваемых документов образец скачать можно ниже:

Образец описи документов для ПФР

В обязательном порядке составить список передаваемых бумаг требуется при обращении работодателя в ПФР с заявлением.

  1. На замену страхового свидетельства СНИЛС.
  2. На оформление дубликата СНИЛС.
  3. На получение сведений о страховом стаже сотрудника.

Список для ПФР оформляют по типовой форме АДВ-6-1 из постановления Правления ПФР от  11.01.17 г. № 2п. Она представлена в окне ниже и доступна для скачивания:

Опись передаваемых документов: образец скачать для ФСС

Оформлять список передаваемых бумаг для ФСС по типовой форме должны работодатели в регионах, участвующих в пилотном проекте. На этих территориях больничные, декретные и иные социальные пособия физлица получают напрямую от ФСС. В связи с этим действует особый порядок для оформления пособий.

  1. Сотрудник подает работодателю заявление на выплату пособия и больничный лист или иное обоснование пособия.
  2. Работодатель в течение пяти календарных дней передает бумаги на выплату пособия в ФСС, сопроводив их описью по типовой форме из приказа ФСС от 24.11.17 г. № 578.

Образец заполнения списка для ФСС представлен в окне ниже и доступен для скачивания:

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/2035-opis-dokumentov-obrazets

Образец описи документов для передачи другой организации

Опись документов бланк образец

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.

Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Предназначение описи внутренней документации

Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг. Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

  1. Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
  2. Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
  3. Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
  4. Опись дел наемных сотрудников.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету.

Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.

Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.

Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации.

В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов.

К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций. В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.

В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

Отдельно следует хранить лицензии и сертификаты, а также распоряжения и приказы, связанные с основным направлением деятельности компании. Согласно установленному законом регламенту отдельным видом описи являются личные дела наемных рабочих и уволенного персонала.

В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги.

Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки.

В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения.

Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом.

В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист.

При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела.

Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов.

Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

https://www.youtube.com/watch?v=rxx5V9Jxa4s

Одним из важных моментов создания описи внутренних документов компании является указание сведений о предприятии, порядковом номере скрепленного тома, названии дела и длительности хранения в архиве. После того как последний документ будет подкреплен к делу, следует оформить лист заверителя. После того, составляется опись и делается переплет.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

  • порядковый номер дела, части и тома;
  • список заголовков;
  • количество листов в одном деле (части или томе);
  • длительность срока хранения в архиве.

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов.

Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд.

На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг.

В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета.

При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки.

Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов.

Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя.

Далее потребуется пронумеровать вложенные бумаги и указать общий объем листов. После этого, фиксируется дата составления бланка.

Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

РћРїРёСЃСЊ документов: скачать образецВ

Опись документов бланк образец

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов.

При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены.

Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг. В конце статьи можно скачать образец.

Как составляется опись для почты

Немало организаций для передачи отчетности в налоговую службу и другие учреждения пользуется услугами почты.

При отправке заполненных форм таким образом составляется опись вложения.

Заполняется она в двух экземплярах, а получить листы можно в каждом почтовом отделении.

Важно! Шаблон для описи вложения утвержден законодательно, используется форма №107.

В поля вносятся следующие данные:

  • реквизиты получателя;
  • порядковый номер позиции;
  • наименование;
  • количество;
  • объявленная ценность.

Чтобы зарегистрировать переданный комплект и подтвердить факт отправки, на одном экземпляре работник почты ставит печать, дату пересылки и подпись.

Чем отличается шаблон для архива

Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально.

Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг.

Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив.

Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова.

Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.

В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:

  1. Название организации.
  2. Номер перечня.
  3. Дата составления.
  4. Наименования переданных форм.
  5. Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
  6. Срок хранения.
  7. Количество листов.
  8. Расположение бланка.
  9. Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.

Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.

Почему важно учитывать переданные документы

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. �сключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери. В дальнейшем потребуется их восстанавливать.

Нередко опись документов приходится составлять:

  • кадровым работникам;
  • бухгалтерам;
  • сотрудникам государственных органов.

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом. Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами.

Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию.

Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

Образец описи для архива

Образец описи для почты

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalterskie-dokumenty/opis-dokumentov-blank

Образец описи документов и правила составления

Опись документов бланк образец

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

ссылкой:

(3 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Дневник юриста
Добавить комментарий