Приказ шаблон

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ шаблон

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

О наделении правом подписи

Источник: https://ppt.ru/forms/dokumetooborot/prikazi-po-vidam-deyt

Как правильно написать приказ по образцу в 2019 году — скачать, пример, заполненный, о возложении обязанностей

Приказ шаблон

При принятии каких-либо решений внутри организации руководство должно издавать приказы, чтобы это имело официальный характер, и все сотрудники ознакомились с нововведениями.

Есть несколько видов приказов, но суть у них одна — внедрить определенные решения в деятельность фирмы, и при этом проинформировать персонал о них в доступной форме.

Данные документы понадобятся и при проверке, поскольку все документы контролируются в первую очередь, и правильно составленный архив позволит сделать вывод о деятельности компании.

Прежде чем готовить приказ о сокращении штата или другом вопросе, следует разобраться, что он собой представляет, и какие процессы регулирует.

Его первоочередное назначение — это организация трудовой деятельности, осуществляемая непосредственно руководителем, хотя зачастую данная функция возлагается на его представителя, которым является секретарь или заместитель.

Ответственное лицо должно разбираться в том, по какой структуре необходимо составлять данные документы, какие особенности есть у разных бумаг, и на протяжении какого срока нужно будет хранить готовые бланки.

Есть три вида внутренних приказов, которые могут издаваться:

По основной деятельности
По личному составу Сюда относят прием людей на работу, их увольнение, направление на аттестацию или повышение квалификации, решения о поощрениях, присвоение званий, переход на совмещение должностей и т.д.
Для решения административно-хозяйственных вопросов Обеспечение коммунальными благами, налаживание связи или закупка необходимых расходных материалов

Отдельно стоит упомянуть приказы по личному составу, главная задача которых — отражение решений руководства, которые касаются кадровой политики компании.

Таким образом, приказы, касающиеся трудовых отношений, относятся к этой группе, поскольку отражают все моменты приема на работу, увольнения, перемещения на другие должности, выписывание поощрений и санкций.

До 2013 года бланки приказов были утверждены Госкомстатом, и были унифицированы, но если ГОСТ не использовался, то его можно было сформировать в свободном виде.

С этого периода формы унифицированного характера больше не действуют, и на них распространяется общий порядок.

Организации могут утвердить любой удобный тип документа, который станет официальным, и обычно это происходит с бумагами, ранее бывшими официальными на уровне государства.

А вот организационно-распорядительные документы, то есть распоряжения по хозяйственной части и основной ветке деятельности, всегда составлялись в свободной форме, и на данный момент это не изменилось.

В Инструкции по делопроизводству организации говорится о том, как должны подготавливаться приказы, и там сказано, что все решения касательно внутренней работы следует оформлять именно в этом формате.

Проекты подготавливаются структурными подразделениями, но подписываются либо гендиректором, либо заместителем.

Если подразделение проявило инициативу, разработав текст, то в бумаге обязательно должна быть суть предложения, обоснование необходимости, а также основания для внедрения.

Пример заполнения документа

Общие требования, прописанные в вышеуказанной инструкции, оговаривают, что в нем должны быть определенные реквизиты:

Название компании В рамках которой подготавливается документ
Тип бланка В данном случае это приказ
Дата и регистрационный номер Который фигурирует во внутренней базе
Место Где был составлен документ
Текст Который разделяется на смысловые части
Подпись руководителя и визирование
Отметка лица Которое было назначено исполнителем указанных действий

Заголовок обязательно емко передает общий смысл текста, причем лаконично, точку ставить не нужно.

Основной текст отделяется от заглавия межстрочными интервалами, а также проходит выравнивание по границам слева и справа.

предусматривает две части — преамбулу, в которой описываются предпосылки к конкретному решению, а также описание ситуации и распорядительную, где оглашается сделанное решение и назначаются ответственные.

Эти две части разделяются словом “приказываю”, далее ставится двоеточие, а распоряжение вписывается четко и с указанием ответственных лиц.

Обязательно необходимо прописать сроки исполнения, а после подготовки бумага утверждается начальством, при помощи визирования. Для последнего нужно указать должность лица, его ФИО и подпись.

Ответственность за то, чтобы приказы были правильно подготовлены, а также были оценены юридическим отделом, возлагается на руководителей подразделений, а канцелярия оценивает техническую часть.

На одном экземпляре ставится подпись об ознакомлении, а второй отдается исполнителю, сделать это нужно максимально быстро после регистрации бумаги.

О возложении обязанностей

Приказ о том, что на конкретное лицо возлагаются некоторые обязанности, должен быть составлен в официальном порядке и отражать, какие именно процедуры должны быть выполнены человеком, что для этого предоставляется и на каких условиях назначается ответственный.

Если возникает вопрос, как правильно написать приказ, образец можно скачать здесь.

Примером может быть бумага о том, что некоторое лицо получает обязанность вести учет и оформление трудовых книжек.

Обычно это задача кадровых специалистов, которые работают на предприятии, и следует составлять документ по определенному образцу.

Вверху ставится название компании, а чуть ниже — данные ОГРН и ИНН предприятия, далее после наименования документа, излагается его суть.

Идентификатором документов будет номер и дата составления, по которым его потом можно будет найти.

Касательно трудовых книжек действуют требования, поэтому основанием для издания такого решения будет их соблюдение.

В части решения указывается, кто именно получает такую обязанность, и должность, занимаемая этим человеком.

Дабы обеспечить продуктивное исполнение, необходимо также обозначить запасного исполнителя, который будет замещать основного на время болезни последнего, или же его отсутствия на рабочем месте по иным причинам.

Директор должен прописать и то, кому передается право контроля исполнения, это могут быть руководители исполнителей, либо же сам руководитель.

Заканчивается бумага подписью гендиректора, а также ознакомленных с ней людей, которых она касается.

О дисциплинарном взыскании

Этот документ разрабатывается в том случае, когда сотрудник совершил нарушение внутреннего распорядка, которое привело либо к нарушению условий трудового договора, либо вообще принесло убытки для предприятия.

Начало будет абсолютно одинаковым с предыдущим образцом, но в первой части текста следует указать нормы ТК РФ, на которые ссылается руководитель, а также основание для вынесения наказания.

Приказ о дисциплинированном взыскании можно скачать здесь.

Далее в распорядительной части оговаривается, какое взыскание будет применяться к работнику, причем наказываемый конкретизируется в плане ФИО и табельного номера, чтобы идентифицировать нарушителя можно было без проблем.

Но кроме этого, нужно также указать следующие данные:

  • структурное подразделение компании, которое является местом труда;
  • должность и класс квалификации;
  • ссылка на пункт Правил внутреннего трудового распорядка, которая подтверждает факт проступка;
  • основание, то есть доказательство совершенного.

Подтверждает данный приказ руководитель, для которого указываются должность, личная подпись, а также фамилия с инициалами.

Кроме того, работник должен подписать его, что подтвердит его ознакомление с ним, и финальной будет дата заполнения.

: по данной теме

О приеме на работу

В таком варианте есть отличия от вышеописанных примеров, и заключаются они в том, что обязательно следует указывать:

  • дату, с которой человек зачисляется в штат;
  • ФИО нового сотрудника;
  • подразделение, где он будет работать;
  • должность, специальность, а также разряд или квалификация;
  • характер работы, он может быть постоянным, а также вполне может присутствовать испытательный срок;
  • уровень заработной платы, где прописывается основной тариф и надбавка;
  • длительность испытательного срока.

Приказ о приеме работника на работу можно скачать здесь.

На отпуск

Приказ об отпуске имеет совсем немного различий от ранее указанного документа, и в нем оговаривается сотрудник, которому дается отдых, его место работы и должность, его можно скачать здесь.

Также прописываются даты начала и конца отпуска, а в зависимости от типа отдыха и количества дней следует заполнять разные графы.

В итоге вписываются конкретная длительность предоставляемой передышки и целый период, а подписывается бумага гендиректором и самим работником.

При изменении планов, следует издать отдельную бумагу об отмене ранее сделанного распоряжения.

О повышении заработной платы

В таком приказе об изменении оклада или тарифной ставки обязательно говорится об основаниях данного шага, его можно скачать здесь.

К примеру, если зарплата вырастает по причине увеличения МРОТ, то следует оговорить, до какого уровня это произошло, а в блоке приказаний вписывается, кому именно — всем сотрудникам или отдельным лицам, необходимо увеличить довольствие и до какого уровня.

Ответственным за проведение повышения и выплату назначается главный бухгалтер, а кадровики должны ознакомить штат с данной бумагой.

Чтобы обозначить конкретную дату начала работы новых условий, следует указать ее с той формулировкой, что именно тогда вводится в действие этот приказ, а кроме того, назначается контролирующее лицо.

После этого ставится роспись и реквизиты директора, а также подписи в главе согласований, где должны расписаться все, кого касается документ.

На предприятиях часто выпускаются внутренние распоряжения, которые позволяют упорядочить рабочую деятельность, в них оговариваются решения руководства, касающиеся деятельности компаний.

Они должны быть составлены с соблюдением законодательства, а также предоставлены для ознакомления всем лицам, которых касается решение, если этого не сделать, то бумагу признают недействительной.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristhere.ru/kak-pravilno-napisat-prikaz-po-obrazcu/

Это поможет вам правильно написать приказ — образец оформления

Приказ шаблон

Приказы используются в ежедневной деятельности любого предприятия, поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Что такое приказ и каким он бывает?

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

  • административно-хозяйственные;
  • основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;  
  • по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

  • инициирование издания;
  • сбор информации;
  • создание проекта;
  • согласование;
  • правильность оформления;
  • подписание;
  • доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

  1. Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
  2. Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: отдельные сотрудники, целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

  • приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
  • необходимый формат документа А4;
  • проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
  • согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно.

Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок.

Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

  • название организации;
  • составитель документа;
  • название «Приказ»;
  • дата и номер создания;
  • место издания и заголовок;
  • текст в двух блоках;
  • подпись;
  • визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
  • отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
  • отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» — это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.

Источник: https://StranaZakonov.com/dokumenty/eto-pomozhet-vam-pravilno-napisat-prikaz-obrazets-oformleniya

Бланк приказа на прием на работу

Приказ шаблон

Приказ по основной деятельности готовится по указанию руководителя организации начальниками подразделений, которые привлекают к этому специалистов, либо создаётся комиссия из представителей подразделений (для решения комплексных вопросов).

Вначале идёт подготовительная работа, детальное изучении вопроса. Разработка поручений должна отличаться реальностью и конкретикой, иметь должное финансовое, материально-техническое обеспечение, не требующее корректировки или отмены приказа, из-за недоработок либо неполноты.
Заголовок приказа должен иметь чёткую формулировку, кратко выражающую смысл документа.

Текст приказа имеет констатирующую и распорядительную часть, между ними – слово «приказываю». Первая часть обосновывает предписываемые действия. Иногда констатирующая часть отсутствует, по причине ненадобности.

В распорядительную часть входят поручения, каждое из них оформлено в самостоятельный пункт приказа. Пункты могут носить организационный характер, формулировка такого приказа обозначает только управленческое действие.

Если в распорядительной части есть конкретные задания, надо указать: исполнителей, либо наименование организации; поручение; срок исполнения (указывается в случае, если действия носят временный характер).

В пункте приказа о контроле указывается должность лица, ответственного за исполнение документа, его ФИО.

При большом объеме текста в приказе его формулировка идёт сжато, даются ссылки на приложения, сам текст выносится в приложениях к приказу.

До того времени, как приказ будет отдан на подпись руководителю организации, он визируется всеми необходимыми лицами. При наличии особого мнения, дополнения, возражения оно излагается в отдельной справке.

Сама виза дополняется – «имеются замечания». Виза представляет собой должность работника, подпись, ФИО, дата. Под визами ставится фамилия исполнителя, номер его телефона. После подписания приказа и его регистрирования, с документа снимаются копии для рассылки исполнителям.

Образец бланка приказа

Госкомстат России произвёл разработку и утверждение форм бланков для оформления основных операций кадрового производства, они находятся в свободном доступе, что значительно облегчает работу кадровых служб предприятий.

Приказ об увольнении бланк

Бланки приказов об увольнении оформляются по формам Т-8, Т-8а. Бланк приказа составляется сотрудником отдела кадров. Необходимо соблюдать соответствие записи причин расторжения трудового договора с формулировкой статьи ТК РФ, по которой увольняется работник.

Знакомство работника с приказом о прекращении трудового договора производится под роспись. При невозможности сделать это, или при отказе работника производить ознакомление под роспись, на приказе производится необходимая запись (ст. 84.1 ТК РФ).

Если приказ издан в одном экземпляре, по требованию работника выдается заверенная копия. Приказ служит основанием для внесения записи в трудовую книжку, с дословной формулировкой.

Увольнение может состояться по инициативе работника (собственное желание), инициативе работодателя (применение дисциплинарного наказания, сокращение штатов), инициативе третьей стороны (призыв на действительную службу в РА, решение суда). Неприменима формулировка «увольнение» в единственном случае – если работник умер.

Приказ об увольнении должен подписываться руководителем организации, если расписывается уполномоченное лицо, необходимы соответствующие документы, для подтверждения право подписи.

Увольнение по решению суда влечёт за собой издание приказа об увольнении в связи с тем, что работник осужден и приговорён к наказанию. На основании решения суда должен быть издан приказ по форме Т-8, последним днём работы определяется день вступления решения в силу. Здесь надо учесть сроки обжалования, если жалобы были поданы, нужно ожидать решения суда высшей инстанции.

Бланк приказа на отпуск

На основании приказа на отпуск (издаётся руководителем) производится фиксация предоставления работникам отпусков. Издание приказа на отпуск идёт в сопровождении графика отпусков, заявления о предоставлении отпуска.

Есть и другие документы, сопутствующие приказу об отпуске – листок нетрудоспособности (беременность и роды), свидетельство о рождении ребёнка (по уходу за ребёнком), справка-вызов учебного заведения (на сессию), выписка из личного дела (дополнительный отпуск за стаж работы).

Приказ об отпуске должен издаваться при всех видах отпусков, оплачиваемых и неоплачиваемых. Приказ об отпуске производится с помощью № Т-6 и Т-6а. Все данные об отпуске работника вносятся в личную карточку.

Бланки приказов скачать

На сайтах представлены бланки, необходимые в кадровой работе для организаций любых видов деятельности. Бланки можно скачать бесплатно в виде файлов Excel и Word, можно просмотреть их, также даны описания к бланкам по их использованию и правильному заполнению.

ВИДЕО: Прием на работу сотрудника

Источник: https://www.russtartup.ru/znaniya/blank-prikaza-na-priem-na-rabotu.html

Как создать шаблон распорядительного документа в MS Word

Приказ шаблон

Шаблоны документов упростят вашу работу и сэкономят время.

Шаблоны каких документов должны быть в организации? Обычно создаются шаблоны для документов, которые часто используются: писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок.

В качестве примера создадим шаблон приказа по основной деятельности. Шаблоны приказов и распоряжений не отличаются по составу и расположению реквизитов. Поэтому на основе шаблона приказа можно создать шаблон распоряжения.

Какие требования нового ГОСТа нужно учитывать для шаблонов

При оформлении реквизитов шаблонов мы будем руководствоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ), который вступает в силу 1 июля 2018 года. Основные рекомендации ГОСТа, которые пригодятся для создания шаблонов. В приложениях В6 и В7 ГОСТ Р 7.0.

97-2016 приведены образцы оформления приказов и распоряжений.

Состав реквизитов приказа для оформления шаблона:– Эмблема (02);– Наименование организации – автора документа (05);– Наименование вида документа (09);– Дата документа (10);– Регистрационный номер документа (11);– Место составления (издания) документа (13);– Заголовок к тексту (17);– Текст документа (18);

– Подпись (22).

Как создать шаблон приказа

Задайте размеры полей документа по правилам ГОСТа:
левое поле – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет – 30 мм), правое поле – 10 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм. Для этого на вкладке «Разметка страницы» нажмите кнопку «Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне задайте параметры полей и нажмите «ОК».

Оформите заголовочную часть. Поместим заголовочную часть приказа в таблицу. В таблице мы разместим следующие реквизиты: «Эмблема», «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) документа».

Добавьте таблицу из четырех строк и трех столбцов. В первой строке объедините ячейки и по центру разместите эмблему организации. Под эмблемой в этой же строке через 1 междустрочный интервал укажите полное наименование организации и в скобках краткое, если оно есть.

Во второй строке объедините ячейки, прописными буквами укажите вид документа и выделите его полужирным шрифтом. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на одной строке. Разместите их в третьей строке таблицы, в левой и правой ячейках соответственно.

Реквизит «Место составления (издания) документа» разместите строкой ниже (рис. 1).

Рис. 1. Заголовочная часть приказа с видимыми границами таблицы

Сделайте границы таблицы невидимыми. Для этого кликните правой кнопкой мыши по таблице и нажмите «Границы и заливка…». Выберите тип «Нет» и нажмите «ОК». Аналогичным способом в таблице ниже можно разместить реквизит «Подпись».

Добавьте поля форм для переменных реквизитов. Теперь добавим несколько полей форм для переменных реквизитов и зададим параметры их заполнения. Формы удобно использовать в шаблонах документов – можно задать определенный формат для их заполнения, а также защитить данные от удаления.

Активируйте вкладку «Разработчик», так как именно на ней расположены необходимые опции для работы с формами, но по умолчанию она активна не во всех версиях MS Word. Кликните мышкой по вкладке «Файл», далее – «Параметры». В открывшемся окне «Параметры Word» нажмите команду «Настроить ленту». Далее настройте ленту «Основные вкладки»: поставьте галочку в поле «Разработчик» и нажмите «ОК».

Теперь установите курсор в то место в документе, где вы хотите разместить реквизит, – например, в ячейку реквизита «Дата документа».

На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку с подсказкой «Инструменты из предыдущих версий».

На появившейся панели «Формы предыдущих версий» нажмите кнопку «Поле (элементы управления формами)» (рис. 2). Добавленное поле формы будет выглядеть как серый прямоугольник.

Рис. 2. Панель «Формы из предыдущих версий»

Мы добавили форму «Текстовое поле». В текстовом поле может быть обычный текст, число, дата, время и даже формулы. Теперь зададим параметры этой формы. Дважды щелкаем мышкой по полю формы. Откроется диалоговое окно «Параметры текстового поля» (рис. 3).

Поскольку эта форма для заполнения реквизита, то тип данных указываем «Дата», а формат даты – dd.MM.yyyy, по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016. Далее ставим галочку «разрешить изменения» – тогда специалисты, которые будут работать с шаблоном, смогут заполнять поля после того, как мы ограничим редактирование. Об этом речь пойдет позже.

Нажимаем «ОК». Теперь в это поле можно внести только дату арабскими цифрами.

Рис. 3. Диалоговое окно «Параметры текстового поля»

Чтобы заполнить «Регистрационный номер документа», вставляем текстовое поле аналогичным способом. Но параметры этого поля будут несколько иными.

Выберите тип данных «Обычный текст», а в поле «Текст по умолчанию» укажите, какую именно информацию необходимо внести в это поле. Нажмите «ОК». Теперь поле при наведении на него мышки будет выглядеть так: .

Таким же образом добавляем поля для реквизитов приказа «Заголовок документа», «Подпись» и задаем соответствующие параметры.

Осталось добавить реквизит «Текст документа». Для этого реквизита мы используем другую форму – «Форматированный текст». Это поле удобно тем, что в него можно вносить текст, состоящий из нескольких абзацев.

Мы разобьем реквизит на несколько полей: поле для заполнения констатирующей части приказа и поле для заполнения распорядительной части. На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Элемент управления содержимым “Форматированный текст”» (рис. 4).

Поле будет выглядеть следующим образом: Место для ввода текста.

Рис. 4. Диалоговое окно «Свойства управления содержимым»

Задайте параметры этого поля – для этого кликните по нему мышкой и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым». Задайте параметры поля и нажмите «ОК» (рис. 4).

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», поэтому мы его внесем в шаблон текстом без использования полей форм, так как это слово остается неизменным. Окончательный вариант шаблона приказа (рис. 5).

Рис. 5. Шаблон приказа

Как защитить шаблон от изменений

На вкладке «Разработчик» выберите опцию «Ограничить редактирование». В открывшемся окне установите галочку в поле «Разрешить только указанный способ редактирования документа:» и выберите «Ввод данных в поля форм». Затем нажмите кнопку «Да, включить защиту».

В диалоговом окне «Включить защиту» укажите пароль. Его будет знать создатель шаблона, и только он сможет вносить правки. Специалисты смогут заполнять поля документа.

1. С точки зрения состава реквизитов и их расположения шаблоны приказов и распоряжений одинаковы. Поэтому на основе шаблона приказа можно затем создать шаблон распоряжения.

2. Оформите заголовочную часть приказа, поместив ее в таблицу. Добавьте поля форм для переменных реквизитов и задайте параметры их заполнения.

3. Защитите шаблон от изменений с помощью опции «Ограничить редактирование». Тогда пользователи смогут вносить правки только в определенные поля.

Источник: https://e.sekretaria.ru/566507

Дневник юриста
Добавить комментарий