План-график реализации проекта образец бланк

Как составить план проекта: 7 шагов к успешной реализации

План-график реализации проекта образец бланк

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас.

Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования.

Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие.

Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели.

Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа.

В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Источник: https://spark.ru/startup/ganttpro/blog/28849/kak-sostavit-plan-proekta-7-shagov-k-uspeshnoj-realizatsii

План-график проекта

План-график реализации проекта образец бланк

Создать проект по шаблону можно и из основного списка проектов, доступного по команде Проекты раздела Проекты. Для этого служит команда меню Создать по шаблону.

В данном меню для быстрого доступа выводятся первые 10 шаблонов проектов. К остальным можно перейти по команде Показать все

Создание проекта по шаблону полностью автоматическое — вы выбираете шаблон и через пару секунд открывается форма нового проекта с рассчитанным управляющим расписанием.

Изначально Плановая дата начала нового проекта устанавливается как текущая дата и от нее рассчитываются все задачи согласно указанным в них смещениям и длительностям. Но можно изменить плановую дату и все даты будут автоматически пересчитаны.

Для проекта доступны следующие Статусы:

  • Планируется;
  • В работе;
  • Завершен;
  • Отменен.

Плановые даты возможно менять, пока проект находится в статусе Планируется.

При переводе проекта в статус В работе плановые даты блокируются для изменения и отображается группа фактических дат, а также Прогноз. Фактические даты не редактируются, они рассчитываются и корректируются на основании фактических дат задач и контрольных точек.

Для расчета Прогноза на текущий момент не используются какие либо статистические методы. По сути, это максимальная из плановых и фактических дат окончания задач и контрольных точек.

Проект можно перевести в статус Завершен только в том случае, если все задачи и контрольные точки завершены или отменены. В противном случае будет выведено предупреждение со списком незавершенных задач.

Управляющее расписание представлено в двух режимах: Дерево и Диаграмма Ганта.

В обоих режимах доступно создание этапов, задач и контрольных точек проекта, открытие форм объектов, изменение основных свойств непосредственно в строке расписания, управление видимостью и порядком колонок. В режиме Дерево дополнительно доступно перетаскивание мышкой объектов из одной ветки в другую или в корень дерева этапов.

Пересчет дат при редактировании непосредственно в сроке управляющего расписания полностью аналогичен алгоритму в форме задачи.

Например, при сдвиге плановой даты начала на 5 дней плановая дата окончания тоже сдвигается на 5 дней. При уменьшении длительности уменьшается дата окончания.

А указание фактической даты начала переводит запланированную задачу в статус В работе.

В режиме Диаграмма Ганта рядом с информацией по этапам и задачам выводится диаграмма Ганта, позволяющая визуально оценить Управляющее расписание проекта. Для каждой строки дерева этапов в диаграмме Ганта выводится два значения — плана и факта.

Ползунок Масштаб Ганта позволяет изменять масштаб диаграммы для удобства просмотра.

В диаграмме отображаются 2 шкалы: помесячная и понедельная.

Если какие то задачи оказываются просроченными, то на диаграмме Ганта они будут отображаться красным цветом. Также ответственные получат уведомления о просрочке.

На закладке Реквизиты расположены основные свойства проекта: организация и подразделение, ответственный, клиент и контактное лицо (в случае внешнего проекта). Также здесь можно указать текущий этап.

Флаг Отображать в АРМ «Планирование ресурсов проектов» указывает, что данный проект будет отображаться соответствующем АРМ для планирования исполнителей.

Ниже находится область дополнительных реквизитов. Работа с дополнительным реквизитами аналогична работе в других объектах конфигурации.

На закладке Описание можно указать информацию, касающуюся всего проекта в целом. В описании поддерживается расширенное форматирование текста (выделение размером, цветом текста и фона), создание нумерованных и маркированных списков, вставка картинок, гиперссылок и специальных символов.

В форме проекта есть возможность распечатать Управляющее расписание с диаграммой Ганта при помощи кнопки .

Помимо печати, печатную форму можно отправить по почте.

В меню Отчеты доступен отчет Карточка проекта, который выводит сводную информацию по проекту.

Этап проекта

В этапе даты рассчитываются на основании дат входящих в него задач и контрольных точек. Ручное редактирование недоступно.

На закладке Описание можно указать произвольную информацию. В описании поддерживается расширенное форматирование текста (выделение размером, цветом текста и фона), создание нумерованных и маркированных списков, вставка картинок, гиперссылок и специальных символов.

Закладка Плановые затраты служит для планирования привлечения каких либо ресурсов (внешних или внутренних). Это может быть привлечение специалиста, прокат дорогостоящего оборудования, аренда зала и прочее.

Общая сумма затрат по всем этапам выводится в форме Проекта.

Задача/контрольная точка проекта

Данный объект служит для планирования и контроля выполнения конкретных действий сотрудников в рамках выполняемого этапа проекта.

Для задачи и контрольной точки проекта доступны следующие Статусы:

  • Планируется;
  • В работе;
  • Завершен;
  • Отменен.

В отличии от проекта, статус задач и контрольных точек недоступен для непосредственного изменения. Его изменение зависит от статуса проекта:

  • Если проект в статусе Планируется, то задача может быть только в статусе Планируется или Отменена (перевод в данный статус выполняется по кнопке Отменить);
  • Если проект в статусе В работе, то задачу можно перевести в аналогичный статус по кнопке Принять в работу (аналогичное действие будет при вводе фактической даты начала и записи задачи);
  • В статус Отменена задачу можно перевести по кнопке Отменить;
  • Вернуть в работу отмененную задачу можно по кнопке Вернуть в работе.
  • В статус Завершена задача переходит после ввода фактической даты окончания. Либо при установки флага Сделано в дереве этапов или диаграмме Ганта.

Раздел Описание.

Описание цели задачи в свободной форме.

Раздел Результат.

Описание результата выполнения задачи.

Раздел Участники.

Список предполагаемых участников задачи или контрольной проекта. Заполняется из справочника Пользователи. Помимо ФИО, в списке можно указать адрес электронной почты и телефон. Возможно заполнение из контактной информации пользователя или ручной ввод.

Установка флага Ответственный указывает, что данный участник отвечает за выполнение поставленной задачи, а не просто принимает в ней участие. Первый ответственный в списке считается Основным ответственным. Порядок участников можно менять стрелками “вверх/вниз”.

Сотрудников можно вводить вручную, а также подбирать из списка при помощи команды Подобрать. В меню Заполнение доступно добавление в список ответственных этапа и проекта, а также заполнение сотрудниками выбранного подразделения.

Раздел Чек-лист.

Чек-лист (или контрольный список) — перечень пошаговых последовательных действий, которые необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Чек листы могут использоваться как инструкция к выполнению задания, так и для финальной проверки результата.

По мере выполнения или проверки задачи пользователь отмечает флажками выполненные действия.

Для обычных пользователей запрещено редактировать чек-лист, они могут только отмечать те действия, которые были добавлены при создании проекта по шаблону. Если у задачи чек-лист пустой, при открытии форму у обычного пользователя он не отображается на экране.

Если у пользователя полные права либо он является ответственным этапа или проекта, то он может добавлять и удалять строки чек-листа, редактировать текст.

На закладке Реквизиты находятся основные реквизиты. Ниже расположена область дополнительных реквизитов. Работа с дополнительным реквизитами аналогична работе в других объектах конфигурации.

Проверка контекста присоединенных файлов

Данный механизм доступен, если задача или контрольная точка созданы по шаблону. В разделе с описанием шаблонов задач описано включение данного механизма.

Если при попытке завершить задачу не будут добавлены файлы с определенным контекстом, будет выведено сообщение:

Создание Бизнес-процессов, поручений и напоминаний

В форме задачи доступны стандартные команды для запуска произвольного бизнес-процесса, назначения поручений с привязкой с данной задаче и ввод ручных напоминаний.

Отражение задач и контрольных точек в календаре

Задачи и контрольные точки отображаются в календаре пользователя, если они включены в списке объектов календаря:

В заголовке календарной записи отображается количество запланированных дней по задаче:

Режим Месяц:

Изменение сроков доступно только через форму задачи/контрольной точки.

Вернуться к списку статей

Источник: https://1crm.ru/help/Plan-grafik-proekta/

План график реализации проекта пример

План-график реализации проекта образец бланк

Расписание выполняет ряд функций:

  • распорядительного документа, предписывающего выполнение конкретных действий;
  • мониторингового ресурса;
  • документа для контрольных мероприятий;
  • документа-основания для принятия решения об изменении планов проекта.

Пример электронной формы плана-графика проекта Выше вашему вниманию представлен пример расписания проекта, выполненного в стандартном приложении Microsoft Project, имеющего двойной вид: таблицы и диаграммы Ганта. Управление ходом работ может осуществляться на основании расписаний различного визуального представления. Среди таких видов выделяются следующие.

Схема проверяется и утверждается с руководством компании. Когда создается календарный план, решаются обязательные и прикладные задачи.

В ходе планирования необходимо: Календарное планирование

  1. Уточнить предназначение и целевую аудиторию проекта. Разобраться в деталях.
  2. Разъяснить детали заказчику.
  3. Согласовать график с теми, кто участвует в проекте и с заказчиком.
  4. Установить количество работы и ее состав.
  5. Привлечь и рационально распределить ресурсы, как человеческие, так и материально-технические.
  6. Составить бюджет, выявить затраты.
  7. Назначить ответственных за выполнение плана, разделить обязанности.
  8. Установить сроки выполнения проекта и отдельных пунктов плана.

Календарный план представлен либо в виде сложной схемы, либо в виде простого списка работ и сроков выполнения.

Если сложить ранний старт/поздний старт и продолжительность работы, то на выходе получим ранний финиш/поздний финиш. Ресурсы. Ограничения в ресурсах учитываются тогда, когда установлены даты разработки проектов.

После выявления потребностей для всех видов работ проекта вычисляется необходимое количество ресурсов каждого из них. На основе этого строится график уровней ресурсов, данные которого сравниваются с уже имеющимся объемом ресурсов.

Технология Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки.

Настройте шрифт и цвет в вашем проектном плане

  1. Чтобы изменить тип или размер шрифта, использовать выделение жирным, курсив или подчеркивание, кликните по ячейке с текстом, который вы хотите изменить. Слева на панели инструментов вы найдёте все параметры форматирования текста.
  2. Чтобы изменить цвет фона строки, кликните по самой крайней левой ячейке, чтобы выделить всю строку. Затем кликните по ячейке в виде ведёрка с краской и выберите цвет, который вы хотите использовать.

2.

Изменение цвета в вашей диаграмме Ганта

  1. Кликните правой кнопкой мыши по полосе задачи и выберите «Параметры цвета».
  2. Выберите подходящий вам цвет из цветовой палитры.
  3. Если вы хотите применить один и тот же цвет для нескольких задач, кликните по полоскам этих задач, удерживая клавишу Shift.

Механизм реализации проекта

Выберите «Формат ячеек».

  • В всплывающем окошке, в разделе «Числовые форматы» выберите «Дата» и укажите тип даты.
  • Вы заметите, что все ячейки очень широкие. Чтобы сделать временную шкалу более компактной, выберите все даты и выберите более мелкий размер шрифта. Важно В нашем примере мы выбрали размер 9.
  • Затем снова выберите все даты и в группе «Ячейки», кликните «Формат». Выберите «Автоподбор ширины столбца» для автоматического изменения ширины столбцов в зависимости от даты.
  • Добавление цвета
    1. Перенесите выбранные для вашей таблицы цвета фона и форматирование шрифта на временную шкалу.

    1. Вы создали тип матрицы. У вас есть строки, которые соответствуют каждой задаче, а с правой стороны, на временной шкале, вы можете просто заполнить ячейки датами начала и выполнения каждой задачи.

    Календарный план реализации проекта: пример, технология, документы

    • Табличная форма.
    • Ленточная диаграмма.
    • Диаграмма Ганта (или Гантта).
    • Диаграмма контрольных событий (график по вехам).
    • Сетевая диаграмма с учетом временного масштаба.
    • В заключение мы рассмотрим еще один пример план-графика в виде таблицы. Это наиболее распространенный и работающий вид оформления расписания. В состав табличной формы включаются основные параметры работ: содержание операций, сроки начала и окончания, ответственные лица, ожидаемые результаты, отметка об исполнении. Управление планированием проекта на расписании не заканчивается.Внимание Проходит несколько итераций корректировки бюджета и зависимого от него плана-графика. Разрабатывается оргструктура, оцениваются риски, планируются поставки и качество. И только после этого план собирается в сводный документ.

    Методы реализации проекта

    Иными словами, вся последовательность задач, переведенных в формат работ, приводящих к результату проекта, должна быть сведена в таблицу или график определенной формы, включающую названные параметры задачной природы.

    Мы с вами знаем из статей нашего сайта, что задачи и есть суть результатов как некие точки в будущем в интерпретации: достигнуто или не достигнуто. Для задач момент начала действий не важен, а важен срок их окончательного решения. Задачи – категория статическая, мы же их переводим в динамическое состояние работ, т.е.

    действий, имеющих начало, конец, ответственных лиц и результаты. Вспомним визуальный образ процессуальной модели выполнения планирования и определим место в ней разработки календарного плана.

    С его помощью контролируются все процессы проектирования. Календарный график становится основой для сводного плана.

    Сводный план включает в себя:

    1. Графики отдельных частей работ. Каждый исполнитель должен иметь их на руках.
    2. Графики по пакетам работ.
    3. Контракты, договоры с заказчиками.
    4. Отчеты о финансах, выделенных на воплощение проекта.
    5. Данные о потребности в ресурсах.
    6. План организационных мероприятий по воплощению проекта.
    7. Акты об охране труда.
    8. Отчеты о расходе ресурсов и материалов.
    9. Отчеты о ходе работы, предоставляемые каждым сотрудником.
    10. Нормативы об использовании оборудования.
    11. При создании некоторых видов проектов, например, при постройке строительных объектов, обязательно нужны документы о технике безопасности.

    Календарный план – отличный инструмент в сфере планирования.

    Бесплатная версия программы помогает в реализации небольших задач, а платные – базовая, профессиональная и расширенная – применяются в реализации масштабных проектов. После короткого обучения вы сможете пользоваться всеми возможностями этой программы.

    • JIRA – еще одно современное средство для управления проектами. Сохраняет большое количество задач, позволяя быстро в них ориентироваться и оперировать ими. Пригодна для фирм и компаний со сложной структурой и большим штатом. Помогает отслеживать слабые места для быстрого принятия решений. Система самостоятельно формирует отчеты за каждую выполненную задачу.Обладает многими функциями, позволяющими сделать составление календарного плана легким и приятным.
    • OpenProj. Похожа на MS Project, но более проста в использовании. В ней можно составлять отчеты, планировать время, ресурсы, строить диаграммы и т.д.

    Вы можете указать любое количество задач. Чтобы сделать ваш план проекта более визуальным, мы рекомендуем для каждой группы задач добавить название или даже целую фразу. В нашем пример, мы используем такие названия как «Необходимые условия», «Начальный этап», «Разработка», «Операции» и «Запуск».

    • Затем укажите ответственное за выполнение каждой задачи лицо, а также дату начала и срок выполнения.
    • Чтобы автоматически высчитать число в столбце «Дни», кликните по ячейке в столбце «Дни» и введите символ =, а затем кликните по ячейке «Срок выполнения», введите символ минуса (-), а затем кликните по ячейке «Дата начала». Кликните «Ввод». Перетащите нижний правый край этой ячейки в нижнюю часть столбца, после чего все остальные данные будут автоматически высчитаны с помощью этой формулы.
    • Укажите статус для каждой задачи.

    Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально. Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя: Планирование задач

    1. Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
    2. Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
    3. Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
    4. Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
    5. Поиск рисков.

    Источник: http://zppa.ru/2019/02/03/plan-grafik-realizatsii-proekta-primer/

    Разработка план-графика проекта

    План-график реализации проекта образец бланк

    При планировании выполнения любой задачи традиционными вопросами являются: «Что сделать?», «Когда?», «Кто?», «Каковы результаты?».

    И поскольку проектное мероприятие включает в свой состав целую совокупность действий, в группе документов сводного плана обязательно должен присутствовать план-график проекта, который также именуется проектным расписанием или календарным планом.

    В настоящей статье мы рассмотрим действия по подготовке и варианты визуального представления данного документа.

    Отражение содержания проекта в план-графике

    Этапы разработки календарного плана мы рассматривали в материале, посвященном технологии создания плана проекта.

    Качество создания план-графика зависит от выполнения менеджером ряда обязательных процедур, среди которых учет основных ограничений (по содержанию, времени и ресурсам) занимает центральное место.

    Первым шагом на этом пути выступает планирование содержания проекта как некая совокупность услуг и продуктов по предмету поставленной задачи. проекта – это достаточно емкое понятие, которое включает:

    • описательную часть с обоснованием причин запуска мероприятия, а также и возможностей, которые оно в себе несет;
    • цели и результаты задач на разных уровнях декомпозиции главного результата-продукта;
    • выявленные связи проекта со стратегией развития компании;
    • разнообразие подходов к решению уникальной проектной задачи;
    • границы проекта, в пределах которых возникает продукт, полномочия и ответственность PM;
    • продукт мероприятия;
    • основные требования к продукту и его параметрам;
    • всевозможные допущения и предположения по условиям выполнения проекта;
    • выявленные ограничения;
    • критерии результативности.

    В этом списке нас будет интересовать, прежде всего, планирование состава работ, для каждой из которых установлены результаты, ответственные ресурсы за соответствующие задачи и сроки.

    Иными словами, вся последовательность задач, переведенных в формат работ, приводящих к результату проекта, должна быть сведена в таблицу или график определенной формы, включающую названные параметры задачной природы.

    Мы с вами знаем из статей нашего сайта, что задачи и есть суть результатов как некие точки в будущем в интерпретации: достигнуто или не достигнуто. Для задач момент начала действий не важен, а важен срок их окончательного решения.

    Задачи – категория статическая, мы же их переводим в динамическое состояние работ, т.е. действий, имеющих начало, конец, ответственных лиц и результаты.

    Вспомним визуальный образ процессуальной модели выполнения планирования и определим место в ней разработки календарного плана.

    Место разработки календарного плана в процессах планирования проекта

    Условия реализации проекта диктуются содержанием, определенным составом работ, выявленными взаимосвязями между ними, установленной длительностью операций. Но это далеко не все.

    Управление в момент выполнения календарного плана производится с учетом идентифицированного, оцененного риска и разработанного бюджета проекта.

    Среди группы содержательных процессов для разработки календарного графика, помимо состава работ, значение имеет также и ряд других параметров.

    Прояснение параметров работ

    Определение состава работ выполняется с целью получения информации о всем комплексе работ по проекту. Производится набор полноценных данных о составе планируемых операций. Планирование структуры и состава работ проекта связано с его целями. Именно опираясь на цели и вытекающие из них задачи, руководитель команды определяется с необходимым составом работ и последовательностью действий.

    В этом ему помогает метод декомпозиции, который никак нельзя назвать простым. Менеджеру приходится особым образом настроиться, быть дисциплинированным, сфокусированным на правила и критерии разбиения. В результате появляется промежуточный документ – ИСР (пример иерархической структуры работ приведен ниже).

    Пример ИСР функционального типа разбиения

    Следующим параметром работ является уровень их взаимосвязей. Его также необходимо определить перед тем, как график реализации проекта будет сформирован.

    Планирование взаимосвязей работ преследует цель установления, согласования и документирования последовательности операций. Для выполнения этой задачи применяются логические и математические алгоритмы построения сетевой модели проекта.

    При этом учитываются взаимные связи не только между работами, но и между вехами. В расчет принимаются также и иные ограничения. В сетевой диаграмме применяются:

    Еще один параметр, предваряющий календарное планирование, – это длительность работ. Решение задачи длительности операций служит четкому пониманию менеджером, из чего будет складываться общая продолжительность инвестиционного мероприятия.

    Управление этим временным ресурсом в дальнейшем основывается на первично произведенной инвентаризации проектируемых событий и действий. Причем, моделей решения любой уникальной задачи, как мы знаем, может быть бесконечное множество.

    Все зависит от творческого посыла и прошлого опыта ответственного ресурса, его способности критически оценивать альтернативы достижения результата и сопутствующие риски. Ключевыми критериями, помимо состава, последовательности и взаимосвязей, здесь выступают:

    • продолжительность работ;
    • трудозатраты на выполнение операций.

    Оценка длительности и трудозатрат также относятся к зоне ответственности PM. Но в условиях декомпозиции задач у руководителя проекта как постановщика также возникают ответственные ресурсы в лице членов команды и внешних подрядчиков. К локальным решениям привлекаются и консультанты-эксперты, несущие несколько иную ответственность по выдвигаемым ими предложениям и рекомендациям.

    Все вместе эти участники должны обеспечить оценку длительности работ и потребный состав трудовых ресурсов. В рамках настоящей статьи мы не принимаем во внимание ряд дополнительных аспектов планирования. Имеется в виду планирование и оценка стоимости работ, риска, планирование качества.

    Они влияют на план-график проекта опосредованно, хотя для сводного плана не менее важны, чем все остальное.

    Собственно календарный план

    Календарный план реализации проекта разрабатывается с целью окончательного определения расчетных сроков операций, входящих в его состав, общей продолжительности.

    При этом должно быть обеспечено заключительное согласование с участниками и утверждение документа план-графика. Именно рабочий режим применения данного документа предопределяет значимость его утверждения.

    Уровень детализации графика должен быть достаточным, но не избыточным. Что это означает?

    Универсальным критерием глубины проработки расписания является наличие ответственного ресурса по результату выделенной в самостоятельную работу задачи. Если по смежным операциям ответственный остается тот же, смысла для дальнейшего деления вышестоящей работы нет. Но если результаты действий от одного ответственного лица передаются другому, то процесс деления работ еще не завершен.

    Если все предыдущие документы (планы по вехам, ИСР, сетевые модели и т.п.) носили подготовительный характер, то календарный план является непосредственным документом исполнения и контроля. Не зря план-фактный анализ, мониторинг и контроль хода выполнения работ совершаются в регулярном режиме именно на основании план-графика. Расписание выполняет ряд функций:

    • распорядительного документа, предписывающего выполнение конкретных действий;
    • мониторингового ресурса;
    • документа для контрольных мероприятий;
    • документа-основания для принятия решения об изменении планов проекта.

    Пример электронной формы плана-графика проекта

    Выше вашему вниманию представлен пример расписания проекта, выполненного в стандартном приложении Microsoft Project, имеющего двойной вид: таблицы и диаграммы Ганта. Управление ходом работ может осуществляться на основании расписаний различного визуального представления. Среди таких видов выделяются следующие.

    1. Табличная форма.
    2. Ленточная диаграмма.
    3. Диаграмма Ганта (или Гантта).
    4. Диаграмма контрольных событий (график по вехам).
    5. Сетевая диаграмма с учетом временного масштаба.

    В заключение мы рассмотрим еще один пример план-графика в виде таблицы. Это наиболее распространенный и работающий вид оформления расписания.

    В состав табличной формы включаются основные параметры работ: содержание операций, сроки начала и окончания, ответственные лица, ожидаемые результаты, отметка об исполнении. Управление планированием проекта на расписании не заканчивается.

    Проходит несколько итераций корректировки бюджета и зависимого от него плана-графика. Разрабатывается оргструктура, оцениваются риски, планируются поставки и качество. И только после этого план собирается в сводный документ.

    Пример табличной формы план-графика проекта

    В настоящей статье мы рассмотрели вопрос подготовки расписания проекта и его место общей системе процессов планирования.

    В небольших проектах бывает, что весь комплекс планирования ограничивается только план-графиком и бюджетом, но если мероприятие масштабное и значимое, алгоритм становится развернутым на ряд последовательных этапов.

    Менеджер проектов, который владеет навыком этой работы и не боится экспериментировать со способами решения задач, практически всегда находит варианты, когда ограничения нивелируются, а ожидаемый результат действий команды возникает в срок.

    Источник: http://projectimo.ru/planirovanie-proekta/plan-realizacii-proekta.html

    Календарный план реализации проекта: пример. Сущность календарного плана и его параметры

    План-график реализации проекта образец бланк

    Бизнес юрист > Корпоративное право > Календарный план реализации проекта: пример, технология, документы

    Планирование – неотъемлемая составляющая реализации проекта. Ключевым моментом планирования становится создание календарного плана или, как еще иногда говорят, календарного графика. Календарный план помогает соблюсти требования проектной работы и четко представить, какие действия будут выполняться и за какой срок.

    В статье представлены параметры календарного плана, технологии и методы создания, программы в помощь менеджерам и исполнителям проектов. Приведен список документов, обеспечивающих планирование.

    Сущность и задачи календарного планирования

    Для начала стоит дать определение календарному планированию проекта.

    Календарное планирование представляет собой объединение документированных решений, которые отвечают на вопросы: для чего, как, когда и кем будет реализован проект.

    Календарный план – это результат планирования, его материальное подтверждение, представленное в виде комплексной схемы. Схема проверяется и утверждается с руководством компании.

    Когда создается календарный план, решаются обязательные и прикладные задачи. В ходе планирования необходимо:

    Календарное планирование

    1. Уточнить предназначение и целевую аудиторию проекта. Разобраться в деталях.
    2. Разъяснить детали заказчику.
    3. Согласовать график с теми, кто участвует в проекте и с заказчиком.
    4. Установить количество работы и ее состав.
    5. Привлечь и рационально распределить ресурсы, как человеческие, так и материально-технические.
    6. Составить бюджет, выявить затраты.
    7. Назначить ответственных за выполнение плана, разделить обязанности.
    8. Установить сроки выполнения проекта и отдельных пунктов плана.

    Календарный план представлен либо в виде сложной схемы, либо в виде простого списка работ и сроков выполнения.

    За то, как продвигается проект, несет ответственность менеджер проекта. Он же назначается руководителем по календарному плану. Менеджеру подчиняются исполнители, которые отвечают за отдельные пункты плана и предоставляют отчеты по работе.

    В случае, если возникают нестыковки в ходе работы, руководитель обязан выяснить их причины и скорректировать план. Для решения глобальных задач планирования проводятся совещания, на которых решается судьба отдельных этапов и целого проекта.

    Все участники должны быть осведомлены о роли, которую выполняют. Их необходимо обеспечить требуемыми документами, рабочим местом, качественными инструментами и материалами для осуществления деятельности.

    Календарное планирование используется для упорядочения действий и повышения производительности. План помогает увидеть расширенное и точное расписание проекта.

    Параметры календарного плана

    Главные параметры календарного графика:

    • старт и финиш работы
    • длительность работы
    • ресурсная база

    Дата начала проекта

    Старт и финиш работы. Ранний старт – официальное начало работы. Поздний финиш – дата, на которую назначено завершение работы. Кроме этого, существует еще позднее начало и раннее завершение.

    Промежуток между первоначальными датами и закрывающими датами называется резервом времени.

    Как правило, продолжительность работ остается неизменной, поэтому резерв времени между ранним и поздним стартом и ранним и поздним финишем будет одинаковым.

    Длительность работы. Зависит от числа исполнителей и их трудозатрат, от объема работы, требований заказчиков и других факторов. Критическая продолжительность – минимум, за который необходимо выполнить основную часть работы или даже весь проект.

    Если сложить ранний старт/поздний старт и продолжительность работы, то на выходе получим ранний финиш/поздний финиш.

    Ресурсы. Ограничения в ресурсах учитываются тогда, когда установлены даты разработки проектов. После выявления потребностей для всех видов работ проекта вычисляется необходимое количество ресурсов каждого из них.

    На основе этого строится график уровней ресурсов, данные которого сравниваются с уже имеющимся объемом ресурсов.

    Если потребности превышают ресурсную базу, то возможно изменение времени в календарном плане для того, чтобы их покрыть.

    Основы создания календарного плана

    Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.

    Технология

    Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.

    Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя:

    Планирование задач

    1. Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
    2. Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
    3. Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
    4. Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
    5. Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
    6. Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.

    Важно помнить, календарный план – это модель реализации проекта, которую воплощают в жизнь постепенно. Работа над новым этапом начинается только тогда, когда закончена реализация предыдущего. Эта модель не является полностью статичной, потому что планирование может быть скорректировано и пересмотрено.

    Методы

    Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные:

    Сетевой график

    1. Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
    2. Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
    3. Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
    4. Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.

    Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.

    Все методы, представленные выше, легко создаются в инструментах Microsoft Office, Excel, либо в других современных программах-планировщиках и органайзерах.

    Программы-планировщики

    Значительно упростить составление плана и расчет его параметров помогут программы-планировщики. Они эффективны и относительно просты в использовании. На рынке электронной продукции их множество. Вот лишь некоторые:

    1. LeaderTask – программа, с помощью которой можно составить план для организации любого типа и на неограниченный срок. Проста в использовании, несмотря на обширный функционал. Походит и для индивидуальных проектов. Когда разрабатываются групповые планы, программа должна быть установлена на компьютерах у всех сотрудников. Это требуется для распределения задач, корректировки планов, создания отчетов, согласования и т.д.

      MS Project

    2. MS Project – комплексный планировщик для управления проектами. С его помощью можно составлять планы и контролировать их выполнение. Бесплатная версия программы помогает в реализации небольших задач, а платные – базовая, профессиональная и расширенная – применяются в реализации масштабных проектов. После короткого обучения вы сможете пользоваться всеми возможностями этой программы.
    3. JIRA – еще одно современное средство для управления проектами. Сохраняет большое количество задач, позволяя быстро в них ориентироваться и оперировать ими. Пригодна для фирм и компаний со сложной структурой и большим штатом. Помогает отслеживать слабые места для быстрого принятия решений. Система самостоятельно формирует отчеты за каждую выполненную задачу. Обладает многими функциями, позволяющими сделать составление календарного плана легким и приятным.
    4. OpenProj. Похожа на MS Project, но более проста в использовании. В ней можно составлять отчеты, планировать время, ресурсы, строить диаграммы и т.д. Существуют платная и бесплатная версии.

    Представленные инструменты используются в менеджменте для создания и реализации проектов. Они многозадачны, функциональны, мобильны и работают на разных платформах.

    Нормативная база календарного графика

    Главный документ при планировании – сам календарный график С его помощью контролируются все процессы проектирования. Календарный график становится основой для сводного плана. Сводный план включает в себя:

    1. Графики отдельных частей работ. Каждый исполнитель должен иметь их на руках.
    2. Графики по пакетам работ.
    3. Контракты, договоры с заказчиками.
    4. Отчеты о финансах, выделенных на воплощение проекта.
    5. Данные о потребности в ресурсах.
    6. План организационных мероприятий по воплощению проекта.
    7. Акты об охране труда.
    8. Отчеты о расходе ресурсов и материалов.
    9. Отчеты о ходе работы, предоставляемые каждым сотрудником.
    10. Нормативы об использовании оборудования.
    11. При создании некоторых видов проектов, например, при постройке строительных объектов, обязательно нужны документы о технике безопасности.

    Календарный план – отличный инструмент в сфере планирования. Используя при его составлении графические методы и современные программы, можно добиться высокой эффективности.

    Это важно в работе над проектом. Чтобы деятельность была регламентированной и не вызывала нареканий, необходим весь пакет документов.

    Знание тонкостей в управлении планированием является признаком качественного менеджмента.

    Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

    Источник: http://PravoDeneg.net/corporate/kalendarnyj-plan-realizatsii-proekta.html

    Дневник юриста
    Добавить комментарий